En förutsättning för att man ska kunna förebygga incidenter och skador är att det finns en samlad kunskap om hur, var och när de uppkommer. En metod att skaffa den kunskapen är att registrera vad som hänt i samband med varje incident eller skada och på det sättet få en bra och tydlig uppföljning av alla händelser.

En uppföljning och rapportering om inträffade skador och händelser ger det bästa underlaget för att följa upp och åtgärda risker i verksamheten. Därför borde alla kommuner, företag och organisationer ha ett effektivt system för rapportering av skador och störningar i verksamheten.

Systemet har ett inbyggt processflöde med olika status (Rapportera-Åtgärda-Förebygg) och automatisk epostavisering för varje processteg. Systemet har även en automatisk påminnelsefunktion för att undvika att händelser blir liggande i systemet.

Registreringen av incidenter görs efter inloggning via webläsaren.

Systemet är behörighetskontollerat och rollstyrt, så att t.ex. sekretesskyddad information endast ses av behöriga personer.

När registreringen är klar skickas ett epost direkt till ansvariga förmannen som i sin tur vidarebefordrar incidentrapporten själv eller skickar vidare till annan ansvarig person. I formuläret för inrapportering av incidenter finns olika fält som kan parametriseras av systemansvariga.

Systemet har blankettstöd för t.ex arbetsskadeanmälan och även stöd för länkning till anmälningsformulär för olika försäkringsbolag.

Alla händelser loggas automatiskt i databasen. Man kan även manuellt fylla i en journal och ändringslogg för de olika incidenterna.