Ibiworks Avvikelsesystem erbjuder ett effektivt stöd för systematiskt rapportering och åtgärdande av företagets avvikelser. Avvikelsehanteringen är en viktig del i en kvalitets- eller miljöcertifiering. Företagets alla avvikelser registreras centralt i ett dokumenthanteringsystem.
Funktioner:
- När en ny avvikelse registrerats skickar systemet automatiskt e-post åt avdelnings-, eller processansvariga. Avvikelsen kan öppnas direkt från länken i e-post meddelandet och bearbetas genast.
- Den ansvariga personen undersöker orsaken till avvikelsen och dokumenterar på vilket sätt man undviker att avvikelsen upprepas i fortsättningen.
- Systemet påminner även automatiskt om ingen orsak på registrerade avvikelsen har dokumenterats inom viss tid.
- I systemet kan man även följa upp kostnader för avvikelserna och man får rapporter på kostnaderna enligt avdelning, process, eller enligt eget val.
- Avvikelserapporterna kan sorteras enligt avdelning, process, status , klassificering, egna avvikelser eller enligt eget val.
- I avvikelsedokumenten kan man spara bilagor, tabeller, bilder och annat grafiskt material.
- Systemet är helt parametriserbart för att enkelt kunna underhållas av systemansvariga.
- För varje kvalitetsdokument finns dokumenthistorik med vem och när dokumentet skapades och modifierades. Historiken sträcker sig till de 5 senaste händelserna.
- Man kan även läsa avvikelsesystemet via Internetläsare efter inloggning.
- Det grafiska gränssnittet modifieras enligt kundens egna visuella identiet.
Ibiworks avvikelsesystem är utvecklat i Lotus Notes och fungerar i version R5 och nyare. Systemet består av en databas som installeras på en Domino server.